货代公司操作流程操作部义务流程
I、客户效力
一、订舱
1．客户向我司订舱的
2．客户发来的订舱单需显现以下信息，但不限于此：
1）托运人/发货人2）船公司/船名/航次或船期3）起运港4）目标港/中转港5）货名6）柜型、柜量7）运价8）托运人的签字、盖章
3．客服人员收到订舱单后，须与SALES查对运价能否准确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向响应船公司订舱(特别情况可先行动与SALES确认,待SALES前往公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司公用台帐上自编S/O号。4．订舱单发出后，客服人员应主意向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第临时候传给客户，订舱确认下面的订舱号与船名、航主要清晰、准确，以免形成混同。
5．订舱终了后，客服人员应及时将材料输进电脑，详细步伐如下：
1）新建委托–输进托运人、货名、船公司、船名、航次、动身日期、装港、目标港、箱型箱量。
2）义务号，并按各营业员创立营业编号，好比“客户效力”以KF开头。
3）输进费用明细 -重如果应免费用。
4）订舱确认–输进订舱号。
输进电脑时，应确保准确，并分外留意以下信息：船公司称呼、船名、航次（同等接纳V。XXX的格式）、开船日期。
6．操作台帐应该担当、完整地填写，应留意以下几点：
1）托运人应与订舱单上的托运人同等，并写清电话、传真、及联系人；
2）费用明细应细致填写，“应收”为向客户收取费用；“应付”为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALL IN时，须注明包括哪些费用；免文件、电放费用的需由公司向导在台帐上签字确认；
3）需由我司目标港代庖署理代收运费的，须在台帐上注明利用哪家代庖署理。SALES在选用代庖署理之前须与操作部司理或公司向导确认，不可利用公司公布名单之外的代庖署理(特别情况如用其他代庖署理,必需公司向导确认)；
4）客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在台帐上特别事变一栏注明请求，由操作部司理或公司主管向导签字确认；
5）订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写；
6）客服人员应在台帐上响应地位签字。
7．客服按营业员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户称呼、订舱号、船名、航次、目标港、箱量及营业编号登记在台帐上，以便统计盘问。
二、拖车、报关
1．出版面请求，公司赞同前方能安排。
2．安排拖车前，需与工场或SALES联系确认装柜时候及地点。
3．安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时候、装柜地点、协议价钱、S/O NBR、工场联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严酷依照公司公布的拖车行、报关行列表及响应价钱举行安排。对一般重要客户有特别要求的，需提下材料：客户称呼、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。
4．应至少提早半地利候向拖车行下委托，以便拖车行偶尔间恐吓、安排。
5．委托后，客服应要求拖车行供给司机姓名，手机号码、柜号，并报给工场。
6．客服应嘱咐车行按要求时候抵达装货地点，不然由此惹起的押车资等丧失落由车行承当。
7．通俗商业在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代庖转关手续。
8．安排冻柜拖车须至少提早一天关照船公司提柜时候，能否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司关照船埠做PTI检验及响应安排。
9．如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。
10．在客户自己安排送散货过去的情况下，可委托各船埠的货运站办理卸车、装箱、还柜等事变。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。
11．在给货运站的委托书中需注明提空柜时候，可事前与客户确认货到站时候以便决议是关照堆栈事前提取空柜，照旧等货到后再提，防止发作还空费用。
12．安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立刻关照客户，并以客户允许的体例将退税联等材料退给客户，并做好交代记载。
三、其他
1．如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，防止发作分外费用。如有发作超堆费、改船费、超期柜租平分外费用，需立刻关照客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。
2．客户因各种缘故原因打消订舱的，需要求其书面确认，在确认全部发作费用已结清的情况下方可在电脑中删除材料。
3．客服收到财政打印出来的DEBIT NOTE，与电脑材料查对无误后，立刻传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4．对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认能否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立刻交文件组。
5．对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。
II、文件
1．文件组收到船公司的LOADING LIST后，与台帐查对，已经装上船的，应立刻向客户催要补料。
2．文件组需查对船公司的LOADING LIST及费用清单，如有发作超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立刻关照客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。
3．文件员根据客户供给的补料，先与客户查对清晰后再向船公司供给补料，夺取在短时候内将提单材料查对清晰，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。
4．提单的缮制应留意以下几点：
1）提单的内容应完整、准确，需要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET等。
2）提单表面应洁净，防止过多涂改，一份提单最多不可跨越3个改正章。一些重要的项目，好比船名/航次、卸港、箱号等不可变动。
3）应要求客户供给提单上收货人或关照方的电话、传真、联系人。
4）客户要求出船证的。船证的内容（好比船级社、船龄的要求）应与相干船公司核实确认。
5）如客户要求倒签提单的，准绳上短航线倒签不跨越三天，长航线不跨越七天，在收到客户保函后，交操作部司理或公司主管向导签字，需要时可要求客户供给声誉证查对方可签发。
6）外代提单不理睬预借。
5．利用我司目标港代庖署理收运费或代放货色时，应留意：
1）出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT为我司代庖署理。
2） OB/L下面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目标港的代庖署理，别的材料与HB/L相通，将OB/L电放给我司代庖署理。
3）事前明白我司与客户及船公司的运费支付条目（预付或到付）。
4）制造CHARGES SETTLEMENT，列明货色相干信息及要求代庖署理收取的费用，支付给船公司的费用，代庖署理费及应退给我司的费用。
5）制造放货关照书，关照代庖署理是凭正本HB/L放货照旧HB/L电放，然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT于船开后尽早一同传给代庖署理。
6）对代庖署理有向我司退代庖署理费的，应在台帐上注明，并输进电脑。
6．缮制美线提单时，应留意：
1） HB/L与OB/L的缮制可参考第5项
2） OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显现该S/C号
3）查对货名、价钱、中转港，必需与合约中划定的同等
7．将与客户查对无误后所处的正本提单并提单交代单交财政，以便财政在收妥运费后放提单给客户。详细放单、放货办法根据我司相干划定实施。
8．将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车资、报关费、超堆费、改船费、改单费等货色在港期间发作的费用输进电脑，查对无误后关照财政。
9．将台帐、提单、与代庖署理的CHARGE SETTLEMENT（如有）复印交财政签收。
10．费用关照财政后不可缮自变动，特别情况可填写费用变动单，列明变动费用项目、金额、变动缘故原因，由操作部司理签字，再交财政部。但需留意以下几点：
1）海运费的变动需由公司向导赞同赞同；
2）改船费、超堆费等杂费需在关照财政前输进清晰；
3）因漏输、错输费用形成公司丧失落的，按公司相干划定给以责任人责罚。
11．将台帐分船公司按月份存档。
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